Création d’une filiale en Espagne : quels délais prévoir ?

Au cours de vos premières recherches, vous avez pu voir qu’une société espagnole pouvait se créer en quelques jours. C’est sans doute vrai pour la création d’une entreprise par un Espagnol. Les formalités, et par conséquent les délais, sont très différents lorsqu’une entreprise étrangère lance le processus de création d’une filiale en Espagne. A la multiplication des interlocuteurs et des étapes s’ajoutent les aléas…

Création d’une filiale en Espagne : des délais imprescriptibles et variables 

De manière générale, nous estimons que la création d’une filiale en Espagne par une société française prend entre 3 et 6 mois. Tout d’abord, il convient de comprendre la culture espagnole qui laisse à chaque fonctionnaire et à chaque intervenant la maîtrise de son délai. 

En outre, la création d’une filiale en Espagne est séquentielle : chaque étape doit être achevée avant d’aborder la suivante. Il est donc impossible de lancer toutes les étapes en même temps pour gagner du temps. Par exemple, vous n’obtiendrez pas le NIF (numéro d’identification fiscale) de la société tant que le NIE (numéro d’identification des étrangers) de son dirigeant n’aura pas été délivré. Chaque rendez-vous avec une administration espagnole est conditionné à la présentation des documents obtenus à l’étape précédente.  

Bon à savoir : on note une certaine saisonnalité dans la création de société en Espagne. Les délais peuvent par conséquent être plus courts à certaines périodes. Nous vous recommandons d’éviter les mois d’août et de décembre.  

Ajoutons à cela les nombreuses inconnues. Ainsi, par le passé l’obtention du NIE et du NIF prenait environ 1 mois. Il se faisait sur un simple déplacement dans un commissariat de police. Désormais, une prise de rendez-vous en ligne est obligatoire, avec des disponibilités sur une quinzaine de jours ou plus.

Quels sont les délais pour chaque étape de la création d’une filiale en Espagne ?

Après ces remarques générales, entrons dans le détail des étapes de création d’une société espagnole. 

En France

La première étape consiste à obtenir un rendez-vous auprès d’un notaire en France. Le but est de faire viser certains documents et de les apostiller ensuite auprès de la cour d’appel. En fonction de la réactivité du notaire, vous aurez besoin d’un à deux mois pour obtenir tous les documents.

Bonne nouvelle concernant les délais : l’apostille de La Haye sera transférée des cours d’appel françaises aux notaires, à compter du 1er janvier 2023 (décret du 17 septembre 2021). Ce transfert impactera probablement les délais d’obtention ! À condition de ne rien oublier : si le président de la société française est une personne morale, vous devez faire légaliser également tous les documents relatifs à son dirigeant, personne physique. 

La traduction assermentée des documents rédigés en français peut se réaliser en France ou en Espagne. Il existe peu de traducteurs assermentés, qui sont donc parfois débordés. Un délai minimal de 15 jours est souvent nécessaire pour obtenir la traduction de l’ensemble des documents. Si la société française tarde à prendre un rendez-vous avec un notaire en France, il peut s’écouler jusqu’à deux mois.

En Espagne

Les démarches d’obtention du NIE du dirigeant français, du NIF de la société française et du NIF de la future filiale espagnole peuvent prendre plus d’un mois. Trois à quatre rendez-vous auprès de la police (pour le NIE) et du fisc espagnol (pour le NIF) sont nécessaires. Ces délais ont tendance à s’allonger, en dépit d’une prise de rendez-vous en ligne.

• • Pour comprendre à quoi sert le NIE et comment l’obtenir, cliquez ici !

Ensuite, vous ouvrez un compte bancaire provisoire dans une banque pour déposer le montant du capital social libéré et obtenir le certificat d’apport. 

Puis, le notaire espagnol vérifie tous les documents dans des délais très variables et donne naissance à la personne morale sur le plan juridique.

Le dépôt au registre du commerce et des sociétés espagnol crée un nouveau délai de 20 jours minimum au cours duquel les fonctionnaires vérifient le travail du notaire. Il arrive qu’ils demandent des éléments complémentaires ou fassent refaire des documents. 

Acheter une société existante pour gagner du temps ? 

Dans ce contexte, vous pouvez songer à acheter une société déjà créée pour gagner du temps. Acquérir une telle “coquille vide” fait en réalité gagner un mois environ (le temps des formalités auprès du registre du commerce espagnol). Pour acquérir une société en Espagne, l’entreprise française aura besoin d’un NIE, d’un NIF, etc. De nombreuses étapes seront à prévoir a posteriori : changement de dénomination sociale, changement de siège social, modification de l’objet social au sein des statuts, etc.  

En conclusion, les délais de création d’une filiale espagnole sont relativement longs et comportent des imprévus. Il est donc essentiel d’informer vos futurs collaborateurs (country manager) que leur date d’embauche comporte une incertitude. Lorsque vous démarrez le processus de création d’entreprise en Espagne, vous ne savez pas à quel moment cela se terminera compte tenu des aléas. Tant que la société espagnole n’a pas d’existence juridique, il est impossible de facturer un client ou d’embaucher un collaborateur. Anticipation et pédagogie sont les clés d’une création d’entreprise réussie en Espagne !

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.