Facturation électronique en Italie : guide complet

La facturation électronique en Italie est une réalité depuis le 1er janvier 2019 ! Pionnier européen, l’Italie a déployé un système de facturation électronique obligatoire dans un cadre réglementaire mature et exigeant. Toute société française qui cherche à s’implanter sur le marché italien doit connaître les modalités de facturation locales. Votre expert-comptable italien n’émettra pas les factures pour vous, mais Pramex International pourra vous accompagner chaque jour pour rendre votre filiale rapidement opérationnelle.

Points clés :

• La facturation électronique est en place en Italie depuis 2019. Depuis 2024, elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA.
• L’Italie a retenu une plateforme publique et gratuite pour gérer les factures électroniques : le SDI (Sistema di Interscambio).
• Les entreprises ont 12 jours pour émettre une facture à compter de la réalisation de l’opération.

La facture électronique obligatoire en Italie

Depuis 2019, de manière progressive, la facture électronique est devenue obligatoire en Italie. Depuis le 1er janvier 2024, l’obligation s’est étendue à tous les assujettis à la TVA, y compris les micro-entreprises.

Ceci impose d’établir des factures conformes, sous peine de rejet par la plateforme dédiée. Les factures qui n’observent pas le schéma défini sont considérées comme inexistantes.

Il existe quelques exonérations à l’application de la facturation électronique pour les échanges avec les pays étrangers (opérateurs non-résidents identifiés uniquement à la TVA en Italie). Au-delà, il existe également des exceptions à l’obligation de facturer en Italie.

Certaines mentions obligatoires des factures électroniques peuvent poser fréquemment des soucis, notamment :

• Code TVA de la personne qui émet et de celle qui reçoit la facture.
• Code postal ou CAP (Codice di Avviamento Postale).

L’administration fiscale fournit les codes informatiques en italien et en anglais. De nombreuses informations, facultatives au départ, deviennent des champs obligatoires comme, par exemple, l’insertion d’un code spécifique pour les appels d’offres publiques.

Qu’est-ce que le SDI (Sistema Di Interscambio) ?

Toutes les factures électroniques doivent transiter par le Sistema di Interscambio (SDI), la plateforme centralisée gérée par l’Agenzia delle Entrate (administration fiscale italienne).

C’est une plateforme publique et gratuite ! La France a finalement renoncé à un tel système pour la mise en place de la facturation électronique.

Chaque entreprise dispose de son espace virtuel pour échanger les informations.

Comment émettre et recevoir une facture électronique italienne ?

En pratique, vous éditez une facture via votre logiciel italien, puis vous la déposez sur le SDI. Le format obligatoire est le FatturaPA, un format XML structuré conforme à la norme européenne EN 16931. Ce format comprend plus de 100 champs de données.

Le SDI valide le format et le contenu des factures avant de les transmettre au destinataire.

Ce dernier a plusieurs solutions :

• se connecter chaque jour sur son espace facturation pour récupérer les factures (Fattura e corrispettivi).
• enregistrer un code destinataire (Codice destinatario) qui transfère automatiquement les factures reçues à son logiciel de comptabilité. Si vous ne connaissez pas le code de votre destinataire, vous pouvez ajouter un code universel 0000000.
• transférer les factures sur son adresse email sécurisée appelée PEC.

Il est donc inutile d’adresser une copie de la facture par email !

Le code destinataire est différent selon la nature du destinataire.

• Pour une administration publique, le code destinataire correspond à 6 éléments alphanumériques (par exemple, XC67TY), sans code universel. Un site délivre tous les codes destinataires publics (Codice Univoco Ufficio).
• Pour une entreprise privée, il est nécessaire de demander le code destinataire à son client ou de mettre le code universel. Le code est alors sur 7 chiffres.

En pratique, avant d’émettre une facture électronique, répondez aux questions suivantes :

• Le destinataire est-il public ou privé ?
• Avez-vous le code destinataire sur 7 éléments (entreprise privée) ou 6 éléments (administration publique) ?
• S’il est public, vous devez signer de manière électronique la facture (certains logiciels l’autorisent). En l’absence de signature électronique, la facture est refusée.

Pour facturer une société étrangère, vous pouvez passer également par le SDI. Toutefois, il est préférable
de doubler par l’envoi d’un email car les sociétés étrangères ne peuvent accéder à l’espace privé du SDI.

Quel délai pour envoyer une facture électronique au SDI ?

Les factures sont à émettre dans un délai de 12 jours à compter de la date de l’opération.

Pour les services rendus au cours d’un même mois au même client, une facture récapitulative peut être émise au plus tard le 15 du mois suivant.

Une facture au 31 décembre sera à envoyer au SDI avant le 12 janvier. Sinon, une pénalité de 25 € à 256 € par facture est possible.

Pour la TVA, toutes les factures au 31 décembre sont à saisir avant cette date. Une facture saisie en janvier peut voir la TVA récupérée a posteriori grâce à une case spéciale de la déclaration annuelle en avril.

Comment contester une facture électronique en Italie ?

La modification des factures n’est pas possible pour les entreprises privées. En cas de contestation, vous ne pouvez refuser la facture électronique. L’entreprise devra émettre un avoir ou une nouvelle facture.

Vous avez donc l’obligation d’enregistrer toutes les factures issues de la plateforme SDI dans votre comptabilité de société. Même si vous refusez de payer ensuite.

Avec quel outil émettre une facture électronique en Italie ?

Un logiciel international ne peut pas émettre de facture électronique conforme en Italie. Il est toutefois possible de construire un fichier XML spécifique pour certains clients.

En pratique, la société facture avec son propre logiciel et Pramex International récupère les données sous un format CSV pour les importer dans son propre logiciel et émettre une facture électronique conforme aux attentes italiennes.

Par ailleurs, une société peut autoriser un tiers à accéder à son espace privatif sur le SDI. Par exemple, Pramex International met son code destinataire et reçoit toutes les factures. Ensuite, ses équipes donnent accès à ses clients à un espace privatif pour recevoir leurs seules factures, grâce au numéro de TVA.

En matière de facturation comme pour toute la gestion comptable et RH, Pramex International pourra vous accompagner dans le pilotage de votre filiale italienne. Son objectif est de simplifier la gestion de vos sociétés internationales pour assurer contrôle et croissance.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.