Ouvrir un compte bancaire en Pologne : une étape stratégique pour créer sa filiale

L’ouverture du compte bancaire pose fréquemment des problèmes en raison de vérifications renforcées et la Pologne n’échappe pas à cette complexité. Pour rendre votre implantation en Pologne effective, vous devrez vous armer de patience. Ouvrir un compte bancaire en Pologne impose, pour gagner du temps, de se poser les bonnes questions en amont. Pramex International vous fournit ci-après la liste des questions indispensables.

Quelles questions se poser pour faciliter l’ouverture d’un compte bancaire en Pologne ?

• Combien de temps prend l’ouverture d’un compte bancaire polonais ?
  Entre 2 mois et demi et 6 mois
• Qu’est-ce que la liste blanche en Pologne ?
  La liste blanche est un registre des contribuables à la TVA avec leurs comptes bancaires officiels. Payer sur un compte bancaire enregistré est obligatoire pour récupérer la TVA.
• Pourquoi les banques en ligne ne sont-elles pas adaptées à votre filiale polonaise ?
  Elles ne figurent pas sur la liste blanche du Gouvernement.

Pourquoi l’ouverture d’un compte bancaire en Pologne prend du temps ?

Cette étape, souvent sous-estimée, est l’une des plus complexes du processus de création d’une entreprise en Pologne. Elle conditionne la récupération de la TVA, des impôts et des charges sociales. Avant toute ouverture de compte bancaire, votre filiale polonaise doit être immatriculée et disposer de son NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), l’équivalent polonais du numéro d’identification fiscale.

Ce numéro est attribué lors de l’enregistrement au KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), le registre national judiciaire polonais. C’est la condition sine qua non pour engager toute démarche bancaire. Elle conditionne surtout la capacité de vos clients polonais à vous payer légalement.

Comptez entre 2 mois et demi et 6 mois pour obtenir l’ouverture d’un compte bancaire en Pologne.

Prérequis : disposer d’un NIP

Un processus de conformité long et exigeant

La vérification des bénéficiaires effectifs n’est pas une formalité discrétionnaire des banques mais une obligation légale. En effet, la loi du 1er mars 2018 a instauré le Registre central des bénéficiaires effectifs (CRBR), en application des exigences de la directive européenne dite « anti-blanchiment ».

Toute banque polonaise doit remonter jusqu’à la ou les personnes physiques qui contrôlent effectivement votre société. Le bénéficiaire effectif ultime correspond à toute personne physique qui détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote. Pour chacun de ces bénéficiaires effectifs, vous devrez fournir les nom et prénom, date de naissance et numéro de passeport.

Checklist des documents requis

• Documents officiels de moins de 3 mois qui prouvent la structure actionnariale et les % de détention jusqu’au bénéficiaire effectif. Cela peut comprendre des attestations signées par les dirigeants, les PV d’AG, les liasses fiscales, les rapports d’audit signés, etc.
• Procès-verbaux d’assemblées générales ;
• Traduction des pièces transmises, dans certains cas ;
• Le Kbis français est insuffisant (faute d’indication des associés et du pourcentage de détention).

La société polonaise n’a pas de contact direct avec les analystes de la banque mais simplement avec un conseiller, ce qui ne contribue pas à fluidifier les échanges ni la compréhension des exigences.

Pour finaliser l’ouverture du compte bancaire en Pologne, deux options s’offrent à vous :

• Déplacement en Pologne : un représentant de la société se rend sur place pour signer les documents bancaires.
• Procuration notariée apostillée depuis la France : cette démarche ajoute environ un mois au calendrier global. Attention : les documents fournis à la banque devant dater de moins de trois mois, il faudra rigoureusement planifier pour éviter que les pièces ne soient expirées au moment du dépôt du dossier.

Quelle banque choisir pour ouvrir un compte bancaire en Pologne ?

Une banque traditionnelle, plutôt qu’une banque en ligne !

C’est l’un des points qui génère le plus de frustration chez les entreprises françaises s’implantant en Pologne ! Les autorités polonaises refusent qu’une banque en ligne serve de compte principal officiel. Cette contrainte est directement liée au système de la liste blanche (Biała Lista), dont les implications fiscales sont majeures.

Un compte ouvert auprès d’une banque en ligne ne figure pas sur la liste blanche. En effet, les banques en ligne ne sont pas reconnues comme établissements éligibles par les autorités fiscales polonaises.

Qu’est-ce que la liste blanche ?

L’administration fiscale polonaise a mis en place une base de données en ligne contenant le détail des assujettis à la TVA en Pologne, comprenant les numéros de comptes bancaires enregistrés auprès du fisc. Cette liste blanche vise à simplifier la recherche et la vérification des opérateurs.

Utiliser un compte bancaire polonais figurant sur la liste blanche est obligatoire pour les opérations B2B d’un montant dépassant 15 000 PLN TTC.

Avec une conséquence pratique immédiate : vos clients polonais ne vous paieront pas sur un compte bancaire absent de la liste blanche, faute de pouvoir déduire la TVA. En outre, aucun remboursement de TVA ne sera non plus possible sur un tel compte. Des sanctions financières s’appliquent ainsi qu’une solidarité dans le paiement des charges fiscales.

Choisir la filiale polonaise de sa banque française fait-il gagner du temps ?

Intuitivement, faire appel à la succursale polonaise de sa banque française semble logique. En pratique, cela ne représente aucun avantage, ni en termes de délai, ni au niveau de la procédure.

Les entités bancaires sont indépendantes d’un pays à l’autre : les analystes chargés de la vérification KYC (Know Your Customer) sont des équipes locales qui appliquent les mêmes règles à tous les dossiers, sans traitement préférentiel pour les clients du groupe à l’international.

Quels critères pour choisir sa banque en Pologne ?

Avant d’ouvrir un compte bancaire en Pologne, identifiez clairement vos besoins opérationnels :

• Langue de la plateforme bancaire en ligne : polonais, anglais, allemand, français ?
• Accès : l’administrateur du compte peut créer simplement d’autres utilisateurs (avec leur passeport) et gérer les droits d’accès.
• Droits d’accès : un utilisateur doit s’authentifier pour effectuer une opération (virement). Pour cela, il faut signer un document scanné puis envoyer l’original à la banque.
• Services : paiement par virement bancaire, les prélèvements sont peu utilisés.

Pour conclure, sachez qu’il est possible de fonctionner en attendant l’ouverture de votre compte bancaire en Pologne. Pramex International peut également ouvrir un compte technique pour ses clients. Vous pourrez, si vous disposez d’un compte en zloty, utiliser votre compte français.

Ces solutions transitoires se limitent aux dépenses internes. Les clients polonais ne paieront jamais de factures sur un compte français absent de la liste blanche.

Les équipes Pramex International sauront se mobiliser pour vous faciliter la mise en place opérationnelle de votre filiale en Pologne.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.