Créer une entreprise en Pologne : quels coûts et délais ?

Vous avez entendu parler de la possibilité de créer une entreprise en Pologne en ligne en 1 jour ? C’est possible pour une personne physique polonaise grâce au Système S24. Pour une société étrangère qui souhaite créer une filiale, la procédure sera bien plus longue en ligne et présentera plusieurs inconvénients majeurs comme l’obligation de passer par un mandataire polonais et des statuts non personnalisables. Nous vous proposons de faire le point sur les étapes de création d’une société polonaise détenue par un groupe étranger de manière « traditionnelle ».

Créer une entreprise en Pologne : combien cela coûte-t-il ?

Nous estimons que le budget nécessaire à la création d’une filiale en Pologne se situe entre 3 000 et 4 500 euros HT. Ce budget est valable pour un groupe s’établissant en Pologne via une société de type Sp. z o.o., proche de la SARL française.

Voici comment se répartissent les frais (budgets moyens observés) :

• Frais d’enregistrement au greffe : 500 PLN
• Frais de publicité : 100 PLN (Monitor Sądowy i Gospodarczy ou Bulletin judiciaire et économique)
• Taxe sur le capital social : 0,5 % du montant (25 PLN pour un capital minimum de 5 000 PLN)
• Frais de notaire en France
• Frais de notaire en Pologne: 200 PLN environ pour un capital social minimum et des statuts simples.
• Droit de timbre : 17 PLN de droit de timbre.
• Traductions assermentées (pouvoirs + KBIS de la maison mère): 800 à 1 000 PLN en moyenne
• Frais d’avocats/ cabinet de conseil: entre 2 et 4 000 Euros

Quels sont les délais et les étapes pour créer une entreprise en Pologne ?

Pour un groupe étranger, créer une entreprise en Pologne prend en moyenne 10 à 12 semaines. Voici les étapes à suivre pour immatriculer une Sp.z.o.o., la SARL polonaise, filiale à 100 % d’une société française.

Rédaction des statuts

Comptez environ 1 semaine pour obtenir une première version des statuts rédigée par un cabinet d’avocats. En général, plusieurs échanges sont nécessaires pour aboutir aux statuts définitifs. Au total, prévoir 2 semaines pour la rédaction des statuts de la Sp. z o.o.

Signature des documents pour l’immatriculation de la société polonaise

Pendant la rédaction des statuts, nous préparons les documents nécessaires à fournir lors du rendez-vous de constitution de la filiale chez le notaire. Pendant ces 2 semaines, vous finaliserez la procuration notariée, la liste des associés, la liste des organes sociaux, l’attestation de capital social et l’acceptation du mandat par le gérant.

Rendez-vous de constitution de la société

Vous devrez vous rendre chez le notaire pour créer une entreprise en Pologne.

Comptez 2 à 4 jours pour obtenir le rendez-vous et lui laisser le temps de consulter les documents remis et de préparer le rendez-vous efficacement.

Enregistrement au RCS

Dès le lendemain du rendez-vous, vous pouvez envoyer les éléments au KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), le registre des sociétés polonais. L’enregistrement au RCS prend entre 6 et 8 semaines, en fonction des délais de traitement du registre.

Et après, quelles seront les démarches post-immatriculation ?

Une fois immatriculée au KRS, la création de l’entreprise en Pologne est finalisée et la société a une existence juridique.

Toutefois, il reste plusieurs démarches impératives :

• Enregistrement fiscal : dépôt du formulaire NIP-8 dans les 21 jours.
• Numéro de TVA : compter 2 mois pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.
• Enregistrement social : prévoir 1 semaine pour s’inscrire au ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), l’organisme d’assurance sociale polonais et l’inspection du travail. Toute embauche est ensuite à déclarer dans les 7 jours.
• Déclaration des bénéficiaires effectifs : à faire dans les 7 jours après l’immatriculation au KRS.
• Ouverture du compte bancaire : prévoir entre 2 mois et demi et 6 mois, selon la complexité de l’actionnariat et des vérifications
• Obtention de la signature électronique (Kwalifikowany Podpis Elektroniczny ou KPE) : environ 1 semaine

Au-delà des coûts et des délais, la barrière de la langue reste le principal obstacle pratique : tous les documents officiels, statuts et actes notariés sont rédigés en polonais. Pramex International pourra vous accompagner à chaque étape pour réussir à créer une entreprise en Pologne, de la préparation des premiers documents à la finalisation des enregistrements, en coordination avec nos partenaires avocats. L’expertise de notre équipe locale dans la création de filiale à 100 % vous fera gagner un temps précieux.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.