Créer une société en Pologne : le guide complet

La Pologne constitue l’une des destinations les plus attractives d’Europe centrale pour les entreprises françaises en quête d’expansion. Avec un marché de 38 millions de consommateurs, une position géographique stratégique, une main-d’œuvre qualifiée et des coûts compétitifs, ses atouts sont nombreux. Réussir une implantation suppose toutefois de maîtriser trois domaines distincts : la création juridique de la filiale, sa gestion comptable et fiscale et la mise en place de son cadre RH. Nous vous proposons ce guide complet pour créer une société en Pologne étape par étape.

Points essentiels :

• La forme juridique de référence pour une filiale française en Pologne est la Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.), l’équivalent de la SARL française.
• La création d’une Sp. z o.o. nécessitera un notaire polonais, un compte bancaire dédié, un numéro NIP et une signature électronique. Pramex International pourra vous accompagner tout au long du processus d’immatriculation de votre société en Pologne grâce à ses équipes locales francophones.
• La comptabilité polonaise se tient en polonais et en zlotys, avec des obligations numériques croissantes: La facturation électronique est obligatoire via le KSeF (Krajowy System e-Faktur).
• L’IS polonais s’établit à 9 % pour les petits contribuables et 19 % au-delà, avec des avances mensuelles.
• Le coût employeur total représente environ le salaire brut x 1,21.

Constituer une SARL polonaise (Sp. z o.o.)

Pourquoi choisir ce statut juridique ?

La quasi-totalité des filiales françaises en Pologne adoptent la forme de la Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.). C’est l’équivalent de la SARL française avec tous ses avantages :

• responsabilité des associés limitée aux apports,
• personnalité juridique propre,
• capital accessible,
• gouvernance simple.

Elle offre une séparation claire entre la maison mère française et sa filiale polonaise, protégeant ainsi le Groupe des risques liés à l’activité locale.

Le capital social minimum est de 5 000 PLN, libéré avant la constitution. Attention : ce montant reste faible mais doit toujours rester au bilan.

Les étapes pour créer une société en Pologne

La constitution d’une Sp. z o.o. suit un processus structuré en plusieurs phases. Le délai réaliste pour créer une société en Pologne est de 4 à 6 semaines. auxquelles s’ajoutent souvent 4 à 8 semaines pour les ouvertures de comptes bancaires et les enregistrements fiscaux.

Le processus d’implantation en Pologne se déroule ainsi :

Étape 1 – Préparation de la documentation

La société mère française fournit ses statuts, un extrait Kbis récent, les pièces d’identité des associés et du gérant. Les documents français nécessitent une traduction certifiée en polonais.

Étape 2 – Définition des statuts polonais

L’avocat polonais rédige l’acte constitutif.

L’objet social mérite une attention particulière : il doit être suffisamment large pour couvrir toutes les activités envisagées, y compris les refacturations intragroupe. Il doit correspondre à un ou plusieurs codes PKD (équivalent polonais du code APE). Un objet social mal rédigé interdit d’exercer certaines activités.

Étape 3 – Constitution chez le notaire

L’acte de constitution se signe devant notaire en Pologne. Si le gérant ou les associés ne peuvent se déplacer, une procuration notariée établie en France et traduite en polonais par un traducteur assermenté permettra de désigner un mandataire sur place. Pramex International pourra vous aider à gérer cette procuration.

Étape 4 – Immatriculation au KRS

Après signature, le notaire dépose le dossier au KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), le registre national des entreprises. La société obtient son numéro KRS, son numéro NIP (identifiant fiscal) et son numéro REGON (identifiant statistique).

Étape 5 – Enregistrements opérationnels

L’enregistrement à la TVA polonaise, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel (avec sous-compte TVA obligatoire pour le mécanisme de paiement fractionné) et l’enregistrement à la ZUS (Sécurité sociale) dès le premier salarié viendront compléter le processus.

Opter pour un gérant polonais ou un gérant français ?

Au moment de créer une société en Pologne, les groupes étrangers se demandent souvent si le gérant doit être de nationalité polonaise. En réalité, il peut être de nationalité française. Il engage la responsabilité de la société vis-à-vis des tiers.

Une fois passé l’étape de créer votre société en Pologne, il est l’heure de se projeter sur les sujets de comptabilité, fiscalité et ressources humaines en Pologne. Là encore, Pramex International pourra vous accompagner dans la gestion administrative quotidienne de votre filiale polonaise.

La gestion comptable et fiscale d’une société polonaise

Un cadre légal exigeant et numérique

La loi du 29 septembre 1994 vous oblige à tenir une comptabilité complète, en polonais et en zlotys. Les états financiers obligatoires (bilan, compte de résultat, annexes) sont édités au format XML, se déposent au registre KRS avant le 31 mars et deviennent publics.

La gestion des écarts de change constitue la principale difficulté pour les groupes français. Toute opération en euros se convertit en zlotys au taux moyen de la Banque Nationale de Pologne (NBP) du jour précédant la transaction. Les créances, dettes et prêts non réglés au 31 décembre font l’objet d’une réévaluation au taux de clôture, générant ainsi des gains ou pertes de change latents qui viennent impacter le résultat fiscal.

La TVA polonaise

Le taux standard de TVA polonaise est de 23 %, avec des taux réduits à 8 % et 5 % pour certaines catégories.

La déclaration principale prend la forme d’un fichier XML JPK V7M à déposer avant le 25 de chaque mois. Ce fichier fusionne déclaration de TVA et registre analytique de toutes les factures. Le niveau de transparence et de détail est largement supérieur à celui d’une déclaration de TVA française.

Depuis le 1er avril 2026, toutes les factures B2B transitent obligatoirement par le KSeF, la plateforme nationale de facturation électronique gérée par le ministère des Finances. Chaque facture est émise au format XML FA(3), validée par la plateforme qui lui attribue un numéro unique et archivée pendant 10 ans. Les factures papier et PDF n’ont plus de valeur légale pour les transactions B2B polonaises.

L’avantage concret du KSeF : le délai de remboursement de TVA passe à 40 jours pour toutes les factures émises via la plateforme contre 60 jours en régime standard.

L’impôt sur les sociétés en Pologne

L’impôt sur les sociétés (IS) polonais connaît deux taux. Le taux réduit de 9 % bénéficie aux petites entreprises dont le chiffre d’affaires brut N-1 ne dépasse pas 2 millions d’euros. Au-delà, c’est le taux normal de 19 % qui s’applique.

Contrairement à la France, l’IS polonais se calcule et se paie sous forme d’avances mensuelles avant le 20 de chaque mois, sans déclaration mensuelle formelle. La déclaration annuelle CIT 8 est à déposer avant le 31 mars de l’année suivante.

Deux règles de déductibilité pourront surprendre les dirigeants français :

• les provisions ne sont pas fiscalement déductibles,
• les charges sociales ne sont déductibles qu’au moment de leur paiement effectif. Ainsi, les salaires de décembre dont les charges sont dues en janvier s’imputent sur le résultat fiscal de janvier.

Les nouvelles obligations numériques : JPK CIT

À compter de l’exercice 2025, les filiales polonaises transmettent annuellement leurs livres comptables complets au fisc en format XML, via le fichier JPK CIT. Le logiciel comptable doit supporter ce format et la maîtrise de ces nouveautés sera un critère non négociable dans le choix du cabinet d’expertise comptable en Pologne.

Créer une société en Pologne pour recruter: comment faire ?

Recruter en respectant les règles

Le Code du travail polonais encadre strictement le processus de recrutement en Pologne. Par exemple, l’annonce d’emploi doit obligatoirement mentionner l’identité de l’employeur.

En entretien, seules des informations professionnelles sont possibles : état civil, situation familiale, adresse précise, numéro PESEL et convictions sont interdits à ce stade.

Les canaux de recrutement les plus efficaces en Pologne sont les plateformes en ligne et les cabinets de recrutement. Pour les filiales naissantes sans ressources RH locales, le cabinet de recrutement reste la voie la plus rapide vers des profils qualifiés.

Connaître les différents contrats de travail

Trois types de contrats de travail coexistent :

• le contrat d’essai (3 mois maximum),
• le CDD (limité à 33 mois et à 3 renouvellements),
• le CDI, forme recommandée pour tout recrutement pérenne.

Le contrat de travail est rédigé en polonais.

Tout licenciement en CDI exige un motif écrit, réel et vérifiable. Un motif insuffisant expose à une réintégration ou une indemnité pouvant atteindre 3 mois de salaire.

L’accord mutuel des parties reste la solution la plus sécurisée pour mettre fin à un CDI sans contentieux.

La durée légale de travail est de 40 heures par semaine en Pologne. Les congés payés annuels sont de 20 jours pour moins de 10 ans d’ancienneté totale et de 26 jours au-delà. Cette ancienneté intègre les emplois précédents et les études : un diplômé de l’enseignement supérieur cumule d’emblée 8 ans d’ancienneté théorique et accède souvent aux 26 jours dès ses premières années de carrière.

Le congé maternité dure 20 semaines, payé à 100 % par la Sécurité sociale (ZUS). Un congé parental de 41 semaines s’y ajoute, dont 9 semaines pour le second parent.

Proposer une rémunération attractive

Le SMIC polonais s’établit, en 2026, à 4 806 PLN brut. Le coût réel pour l’employeur est supérieur de 21 % au salaire brut affiché. Le salarié paie 21,5 % de charges sociales avant impôt sur le revenu (IR).

Un mécanisme avantageux existe pour les hauts salaires : Les cotisations retraite et invalidité sont plafonnées et cessent d’être prélevées au-delà de 282 600 PLN de revenus annuels (2026).

Pour un country manager de filiale, la fourchette réaliste se situe entre 15 000 et 25 000 PLN (brut mensuel) selon le secteur et la localisation. Varsovie affiche des niveaux 20 à 30 % supérieurs aux autres villes.

Les candidats polonais expérimentés attendent systématiquement un package d’avantages structuré en général autour de 4 éléments :

• La mutuelle santé privée donne accès aux cliniques privées sans délai d’attente. Un abonnement à 250 PLN par mois n’est pas soumis à cotisations sociales si le salarié paie 1 PLN.
• La carte Multisport couvre salles de sport, piscines et autres infrastructures sportives. Elle ne génère pas de cotisations sociales si le salarié contribue à hauteur de 1 PLN minimum.
• La voiture de fonction reste un standard pour les postes commerciaux et de direction, utilisable en privé avec une faible indemnité fiscale.
• Le titre restaurant et les cartes multi-avantages complètent le package et constituent un point de différenciation concret dans les petites structures face aux grandes entreprises.

Pramex International vous aide à créer une société en Pologne et à la gérer

Créer une société en Pologne sans embûche est une démarche accessible à toute entreprise française. Cependant, la densité des obligations juridiques, comptables, fiscales, numériques et sociales rend indispensable le recours à un partenaire local francophone capable de couvrir l’ensemble du spectre sans multiplier les interlocuteurs.

Pramex International accompagne les entreprises françaises en Pologne depuis la constitution de la société jusqu’à la gestion quotidienne comptable, fiscale et RH de la filiale. Une seule équipe, un seul interlocuteur, une maîtrise complète du projet !