Créer une entreprise à Varsovie : 5 points d’étonnement

Au moment de vous implanter en Pologne, vous commencerez par vous interroger sur le budget et les démarches à suivre pour établir votre société en Pologne. Au fil de vos recherches, quelques points d’étonnement apparaîtront. En dépit de l’appartenance à l’Union européenne, certaines pratiques surprennent les sociétés françaises qui cherchent à créer une entreprise à Varsovie, à Cracovie ou ailleurs en Pologne. Pramex International vous explique les 5 points d’étonnement les plus fréquents.

5 points d’étonnement pour créer une entreprise à Varsovie :

• La liste blanche du ministère des Finances
• La signature électronique, ou le profil de confiance
• La facturation électronique obligatoire depuis février 2026
• Le JPK, transmission obligatoire de toutes les écritures comptables
• L’obligation de paiement fractionné des factures

La liste blanche des contribuables assujettis à la TVA

La liste blanche des contribuables assujettis à la TVA (biała lista podatników VAT) existe depuis 2019.

Avant tout paiement B2B dépassant 15 000 PLN, l’acheteur doit vérifier que le compte bancaire du fournisseur figure bien sur cette base de données publique.

Un paiement sur un compte polonais absent entraîne deux sanctions immédiates :

• la dépense ne peut être déductible,
• l’acheteur est solidairement responsable des dettes de TVA de son fournisseur.

Votre client peut toutefois s’exonérer des sanctions en utilisant le mécanisme de paiement fractionné (MPP) qui sera évoqué ci-dessous.

Lorsque vous créez une entreprise à Varsovie, vous devez mettre en place les bonnes pratiques suivantes :

• déclarer le compte bancaire polonais de la filiale avant toute émission de facture avec TVA.
• se doter d’un logiciel de facturation qui vérifie automatiquement les comptes de vos fournisseurs avec la liste blanche officielle mise à jour quotidiennement.

La signature électronique : un écosystème à deux vitesses

Le profil de confiance (Profil Zaufany), ou la signature électronique (ePUAP), est obligatoire pour toutes les démarches auprès du KRS (registre national judiciaire, l’équivalent du registre national des entreprises RNE ou du RCS).

Les formalités auprès du KRS sont digitalisées via un portail PRS (Portal Rejestrów Sądowych). Pour accéder à cette plateforme, vous devez disposer d’une signature électronique qualifiée, ou d’un profil de confiance.

La signature électronique qualifiée (podpis kwalifikowany) a les mêmes pouvoirs, dans toute l’UE, qu’une signature manuscrite. C’est le règlement UE eIDAS de 2014 qui crée cette obligation. Elle est obtenue auprès d’organismes certifiés, payante et généralement valable 1 à 2 ans.

Pour un dirigeant français, gérant d’une filiale en Pologne, il est souvent préférable d’obtenir directement une signature qualifiée. En effet, le profil de confiance ePUAP nécessite un PESEL (numéro d’identification polonais), qu’il ne détiendra pas.

Le KSeF : la facturation électronique obligatoire en 2026

La facturation électronique n’est plus un sujet d’étonnement en France. Toutefois, la Pologne a opté pour un système KSeF (Krajowy System e-Faktur) centralisé, public, gratuit et original.

Il impose d’émettre et de recevoir les factures en format XML structuré selon le schéma FA3, transitant obligatoirement par une plateforme centrale.

Depuis le 1^er février 2026, toute facture émise via KSeF à destination d’une entreprise polonaise assujettie à la TVA est considérée comme juridiquement remise à réception.

Cela signifie que toutes les filiales enregistrées à la TVA en Pologne doivent être techniquement prêtes à recevoir des factures KSeF, même si elles ne sont pas encore dans l’obligation d’en émettre. En pratique, cela impose, en amont, une adaptation des ERP et des processus comptables.

L’obligation de transmettre toutes vos écritures comptables

En France, une entreprise peut transmettre le FEC (Fichier des Écritures Comptables) lors d’un contrôle fiscal. En Pologne, l’équivalent appelé JPK (Jednolity Plik Kontrolny) doit être transmis de manière proactive et périodique, sans attendre un contrôle fiscal.

Par exemple, le JPK V7 reprend toutes les données des transactions soumises à la TVA. Il est à adresser chaque mois ou chaque trimestre, en lieu et place d’une déclaration de TVA classique.

En 2026, le JPK CIT s’installe progressivement pour toutes les sociétés relevant de l’impôt sur les sociétés (IS ou CIT en polonais). Cela signifie qu’à terme, l’administration fiscale disposera de toutes les écritures comptables de toutes les sociétés polonaises !

Le mécanisme de paiement fractionné obligatoire

Le paiement fractionné, split payment ou MPP (mechanizm podzielonej płatności) est un système anti-fraude.

Lors du paiement d’une facture, le client effectue deux virements bancaires :

• le montant HT crédité sur le compte courant de votre filiale en Pologne ;
• le montant TVA crédité sur un sous-compte TVA spécial (rachunek VAT) bloqué.

Le paiement fractionné est obligatoire pour les transactions B2B dépassant 15 000 PLN portant sur des produits et services listés à l’annexe 15 de la loi TVA polonaise.

Ces 5 points d’étonnement sont à prendre en compte avant de créer une entreprise à Varsovie.

Pour obtenir toutes les explications nécessaires et bien préparer la création de votre filiale en Pologne, faites confiance à Pramex International. Nos équipes assurent la création juridique, le suivi comptable et la gestion RH.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.