Création de société à Singapour : les 10 erreurs à éviter !

La création d’entreprise à Singapour  s’avère simple, dès lors que l’on respecte les règles. L’administration singapourienne est stricte mais efficace, elle n’aime donc pas les situations borderline. Pour réussir, vous devez vous intéresser à la réglementation qui évolue rapidement. Un exemple ? Dès septembre 2023, une entreprise pour l’obtention d’un Employment Pass (permis de travail et visa)devra faire vérifier par un tiers la validité des diplômes transmis par son futur collaborateur. Afin de ne pas commettre d’impair, voici une liste de 10 erreurs fréquemment commises lors de la création de société à Singapour.

Ne pas se préparer avant de créer une société à Singapour

Souvent, on entend dire que la création de société à Singapour est simple et rapide. L’erreur commune est donc de croire qu’un claquement de doigts suffit.

La création d’une filiale est rapide dès lors que toutes les décisions clés ont été prises en amont comme par exemple :

• Qui seront les représentants légaux de la société à Singapour ? Avec quelles implications ?
• Quel montant de capital social choisir selon la nécessité d’obtenir un permis de travail ou un visa ?
• Mon activité est-elle réglementée ?
• Quelle banque choisir pour ouvrir son compte à Singapour ?

Pour ce faire, la préparation de tous les documents adéquats et/ou requis par l’administration est un impératif ; ne surtout pas confondre vitesse d’exécution et précipitation. Créer une entreprise à Singapour  nécessite de suivre certaines étapes dans un ordre chronologique précis.

Se tromper de structure juridique

L’erreur classique consiste à créer un bureau de représentation pour bénéficier d’un centre de coûts allégé, sans gestion comptable ni intermédiaire car l’entreprise française peut créer son bureau de représentation depuis la France en quelques clics…

Mais elle oublie de s’intéresser aux limites de ce type de structure à Singapour. Par exemple, le fait qu’il s’agisse d’une solution temporaire (maximum 3 ans) qui a de plus en plus de difficulté à obtenir son renouvellement (annuel) dès la première année d’existence; et qui ne permet pas de développer une quelconque activité commerciale ou profit yielding activities !

Elle ne prend pas en compte l’ensemble des impacts liés au choix de la structure juridique à Singapour :

• les impacts opérationnels et commerciaux, la capacité de développement, etc. ;
• les impacts administratifs par exemple relatifs à l’obtention d’un permis de travail ou l’ouverture d’un compte bancaire ;
• les responsabilités engagées ;
• les impacts financiers : pas de capacité d’emprunt localement pour un bureau de représentation, facilités bancaires etc. ;
• les impacts fiscaux : aucun avantage fiscal en créant un bureau de représentation.

Se lancer seul dans la création de société à Singapour

Plusieurs obligations requièrent une présence ou un accompagnement local. Vouloir se lancer seul à Singapour, sans aucun accompagnement, ou presque, avec des solutions digitales DIY  (« Do It Yourself »), augmente considérablement le risque d’erreurs et le risque d’échec.

La création d’une société à Singapour passe obligatoirement par un intermédiaire spécialisé, un registered filing agent, comme Pramex. Les règles de compliance se renforcent régulièrement. Les procédures de KYC (« Know your Customer ») sont également très strictes.

Par ailleurs, ouvrir un compte bancaire à distance sera complexe et gérer une demande de permis de travail ou de visa sera impossible.

Bien maîtriser le fonctionnement et les accès à l’administration singapourienne fait gagner un temps précieux. Recherchez toujours l’efficacité et l’expertise locale plutôt qu’une option à bas coût.

Oublier de nommer un auditeur local

Certaines sociétés créées à Singapour ont l’obligation – il existe 3 critères d’exemption – de réaliser un audit statutaire annuel.

Si vous êtes soumis à un audit obligatoire, vous disposez de 3 mois à compter de la date de création de société à Singapour pour nommer votre auditeur. Très souvent, l’entreprise se rendra compte de cette obligation d’audit au dernier moment et bien après les 3 mois réglementaires…

Omettre l’activation des accès digitaux

A Singapour, l’administration se digitalise. La plupart des procédures se réalisent en ligne désormais. Pour obtenir un accès, il est important d’activer son CorpPass qui est l’identité digitale unique de la société créée et qui ne peut être utilisée qu’avec un SingPass, une identité personnelle digitale unique. Par ailleurs, une demande de permis de travail ou de visa en ligne ne peut se réaliser que 7 jours après l’activation du EP e-Service / EP online account.

Au-delà des codes d’accès, vous devez déterminer la gestion adéquate des droits et nommer l’administrateur ainsi que les « simples utilisateurs ». Une étape simple, mais précise, pour éviter les problèmes ultérieurs (vacances, remplacement, etc.).

Envoyer un salarié à Singapour avant l’obtention de son permis de travail

L’obtention d’un permis de travail à Singapour  est nécessaire pour les étrangers non-résidents (non singapouriens et non-résidents permanents ou « PR »). Il est contre-productif, voire risqué, d’envoyer un collaborateur avec un visa de tourisme de 90 jours, puis d’effectuer une demande de permis de travail.

En effet, le MOM ((« Ministry Of Manpower », équivalent du ministère du Travail en France) déteste cela. Or, c’est une erreur fréquente des entreprises françaises. Vous pouvez venir visiter le pays pour préparer l’installation, mais ne commencez pas à y travailler.

D’ailleurs, avoir une idée précise du coût de la vie et de tous les éléments nécessaires à une mobilité internationale réussie est un impératif. Une expatriation se prépare pour toute la famille : logement, santé, retraite, école, loisirs, etc.

Le permis de travail sera délivré sur la base d’informations liées à l’expérience et l’expertise professionnelle, au cursus universitaire, au poste, et surtout au salaire et au package de rémunération (le « fixed monthly salary » qui inclus le « basic monthly salary » et les « fixed monthly allowances »)  déclarés au MOM. L’entreprise sera alors contrainte de rémunérer son collaborateur à ce niveau-là ou au-delà.

Et autre erreur fréquente lors de la création de société à Singapour : adresser une job offer et un contrat de travail alors que la société singapourienne n’a pas d’existence légale. La maison mère française se retrouve alors employeur avec l’application du droit du travail français et les conseils de prud’hommes…

Sélectionner une banque digitale à Singapour

Ouvrir un compte bancaire à Singapour  n’est pas complexe en soi. C’est la raison pour laquelle, opter pour une banque 100 % digitale n’est pas la meilleure option. L’activation du compte avec un actionnaire étranger ne sera finalement pas plus efficient qu’avec une banque traditionnelle !

En effet, vous serez confronté à de nombreuses difficultés de gestion en aval, notamment concernant les autorisations d’accès et de gestion du compte bancaire, mais aussi pour la gestion des prélèvements automatiques (contributions sociales, CPF, SDL etc.) ou les opérations en capital.

Se tromper dans la nomination du Board of Directors

La délégation de pouvoir et la délégation de signature peuvent être un sujet à Singapour comme en France. L’entreprise française doit avoir une vision claire des pouvoirs, des responsabilités et des risques avant de nommer son Board of Directors (équivalent du conseil d’administration).

Il est par ailleurs obligatoire de nommer un directeur présent localement, résident à Singapour. En tout cas, il est toujours nécessaire de savoir qui signe et s’il en a le droit. Par exemple, pour la signature d’un contrat de travail à Singapour.

Ne pas maîtriser l’agenda fiscal singapourien

La fiscalité à Singapour  est relativement simple, comparée à d’autres pays. Mais une fois encore, la simplicité ne signifie pas l’absence de règles. L’administration singapourienne est minutieuse et précise.

Certaines échéances et dates clés sont à respecter impérativement. C’est d’ailleurs une des raisons de la présence obligatoire d’un Company Secretary à Singapour . Il fait le lien entre les structures privées et l’administration, pour remplir toutes les obligations notamment administratives et fiscales.

Ne pas recruter de singapouriens ou de résidents permanents

De nouvelles règles (« COMPASS ») relatives à la délivrance du permis de travail appelé EP (« Employment Pass ») à Singapour ont vu le jour en septembre 2023. Les entreprises et les candidats se verront attribuer des points. Ceux-ci seront basés sur le niveau de salaire et les qualifications du candidat, mais aussi sur la diversité et l’attention portée au recrutement de collaborateurs locaux (singapouriens et PR) par l’entreprise, même s’il n’y a pas pour les EP de quotas applicables…

En conclusion, la meilleure façon de créer une société à Singapour consiste à s’appuyer sur un partenaire présent localement. Pramex possède à la fois l’expérience d’accompagnement des startups, PME et des ETI françaises et l’expertise pratique des contraintes qu’impose Singapour.

Pour réussir une implantation internationale depuis la France, au niveau administratif, financier, social, RH ou juridique, faites appel au bureau Pramex de Singapour.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.