Contrat de travail aux USA : comment le rédiger ?

Vous envisagez de créer une entreprise aux USA ? Vous voulez recruter des talents pour développer le marché américain ? Commencez par oublier tous vos principes issus du droit du travail en France. Une fois la bonne personne recrutée, formaliser l’accord dans un contrat de travail aux USA n’est guère compliqué.

Contrat de travail aux USA : job offer letter ou employment agreement ? 

Dans la majorité des situations, aucun contrat de travail tel que nous l’entendons en France, ne se signe aux USA. Une simple job offer letter ou employment offer letter suffit. 

L’alternative réservée aux postes de direction ou de top manager est l’employment agreement. Plus proche du contrat de travail que nous connaissons, cet accord est toutefois nécessairement conclu à durée déterminée. Il organise les droits et obligations de chaque partie pendant la durée de la mission (rémunération, confidentialité) et lors de la séparation (indemnité de licenciement sauf en cas de faute du salarié, clause de non-concurrence éventuelle). 

Le coût de ce type de contrat de travail aux USA est alors important. Rédigé par un cabinet d’avocats, il peut coûter entre 2 000 et 5 000 USD environ. L’employment agreement sera donc à réserver à l’embauche d’un CEO américain pour votre filiale, par exemple. 

Dans les autres situations, une job offer letter suffit. La personne recrutée doit avoir la capacité à travailler sur le sol américain, donc être en possession d’un visa de travail US valide s’il est étranger. Ce sera le visa E2 le plus souvent. 

La job offer letter a peu de valeur juridique. Son rôle consiste à éviter les malentendus lors d’une embauche en formalisant les principales données, dans l’intérêt des deux parties. Son coût est bien moindre et ne nécessite pas l’intervention d’un avocat. Pramex réalise les job offer letters pour ses clients. 

Le droit du travail US est très différent du droit français, dans sa conception même des relations employeurs / employés. Ainsi, l’employé est engagé at-will. Chaque partie peut donc mettre fin à la relation de travail quand elle le souhaite, avec ou sans raison justifiée, avec ou sans préavis à réaliser. Une donnée essentielle à garder en mémoire lors de vos recrutements. 

Comment formaliser la job offer letter ?

La job offer letter est habituellement rédigée par écrit et signée par les deux parties. Pendant longtemps, l’exigence d’un écrit était loin d’être la règle et seul le bulletin de paie prouvait la réalité de votre travail. Une tendance à formaliser les bases de la relation par écrit se généralise désormais. 

La Californie est l’État américain le plus protecteur des salariés. Ainsi, certaines clauses additionnelles sont obligatoires pour détailler et encadrer la relation de travail, sans que cela ne remette en cause le principe du contrat at-will. Par exemple, en Californie, la loi permet de reporter les congés non pris alors qu’ils seront en général perdus dans d’autres États. 

Comment rédiger la job offer letter ?

Voici quelques bonnes pratiques pour rédiger une job offer letter aux USA. Celle-ci contient de manière non exhaustive : 

• le titre de la personne ;  
• la description du travail proposé ;  
• la localisation de la mission et les principes de télétravail ;  
• la date de démarrage ;  
• la rémunération (montant, paiement mensuel ou bimensuel) ;  
• le paiement des heures supplémentaires ;  
• le bonus à la signature, le cas échéant ;  
• la mention que l’accord est conclu at-will ; 
• une clause de confidentialité pendant la durée du contrat de travail aux USA ; 
• le détail des avantages sociaux (benefits) tels que l’assurance santé ;  l’assurance-vie, la prévoyance, le plan retraite complémentaire (par capitalisation, avec abondement du salarié et de l’employeur), etc. ; 
• les congés payés (2 à 3 semaines par an très souvent) et les jours de congés spécifiques (pour maladie ou pour raisons personnelles) ; 
• la connaissance et le respect du règlement intérieur (handbook) qui peut concerner l’accès de l’employeur aux données consultées depuis un outil professionnel, le code vestimentaire et les éléments de la culture d’entreprise, la procédure pour poser des congés payés, etc. 

Quelques précisions s’imposent sur la durée du temps de travail aux USA. En général, le travail hebdomadaire dure 40 heures et la rémunération des heures supplémentaires s’impose au-delà. Deux formules coexistent selon la qualification, la rémunération et le poste occupé par l’employé : 

• un statut exempt d’heures supplémentaires : l’employeur compense alors le travail réalisé par le versement d’un bonus annuel. L’employé doit se déclarer comme exempt et bénéficier d’un rôle de management, d’autonomie et d’un salaire minimum variable selon les États. 
• un statut non exempt avec paiement des heures supplémentaires. 

Avant de conclure un contrat de travail aux USA

Avant de conclure un contrat de travail aux USA, vous devez maîtriser les règles, les risques et les bonnes pratiques. Comme dans de nombreux pays, le droit du travail américain est moins protecteur des salariés. Cela peut dérouter les entreprises françaises qui souhaitent s’installer aux États-Unis. En cas de conflit, la négociation et l’anticipation sont les meilleurs alliés pour éviter un contentieux judiciaire. Dès lors, constituer un dossier et mettre en place des processus par écrit (destinés à aménager des preuves de non-discrimination notamment) sont indispensables. 

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.