Charges patronales aux USA : comment s’organiser et anticiper ?

Vous cherchez à créer une filiale une USA ? Avant d’embaucher votre premier salarié sur le sol américain, un petit rappel des principales charges patronales aux USA est utile. Il s’agit d’une étape indispensable pour calculer le coût réel d’un salarié aux USA. Comme toujours, la complexité du système américain réside dans l’accumulation de taxes fédérales, de taxes étatiques, voire de taxes locales (par ville ou comté). Votre cabinet d’expertise comptable aux Etats-Unis sera d’une grande aide pour appréhender ce sujet.

Quelles cotisations sociales aux USA sont payées par une entreprise ?

En premier lieu, les cotisations patronales aux USA sont fédérales, donc identiques pour tout le territoire. Aucune optimisation n’est possible côté employeur.

Les cotisations de Sécurité sociale aux USA

« L’US social security« porte mal son nom puisqu’elle couvre essentiellement la retraite obligatoire. L’employeur verse 6,2 % du salaire brut, un montant équivalent aux cotisations sociales versées par l’employé.

Au total, c’est donc 12,4% du salaire brut, qui finance un système de retraite par répartition, très différent de la version française. Les personnes de plus de 65 ans, qui ont cotisé, peuvent percevoir cette pension minime.

Les charges patronales Medicare

L’entreprise verse 1,45 % du salaire brut au titre de Medicare, une assurance sociale pour couvrir les dépenses maladie des américains les plus modestes, âgés de plus de 65 ans ou en situation de handicap.

Ici encore, l’employé verse un montant équivalent au titre des charges salariales.

L’assurance chômage aux USA

La « federal unemployment tax » (FUTA) est une charge patronale exclusivement. L’employeur verse 6 % sur les premiers 7 000 US$ de rémunération soumise à FUTA.

Certains États américains prévoient également une assurance chômage. Il existe alors des possibilités de déduction pour éviter une double imposition.

Les autres charges patronales

L’employeur s’acquitte également d’une « worker compensation » destinée aux accidents du travail. Parfois privée, parfois publique, il est difficile de chiffrer son taux qui dépend de nombreux facteurs.

Toute entreprise règle une « disability insurance » pour subvenir aux invalidités et arrêts de travail à long terme. Son fonctionnement est tout aussi compliqué, mais on peut estimer que le montant correspond à 1 % environ de la rémunération brute annuelle.

Enfin, certains États imposent une « Employment Training Tax« , ou taxe de formation professionnelle, aux montants variables.

Comment s’organiser aux USA pour la gestion de la paie ?

La gestion de la paie est particulièrement complexe aux États-Unis. Outre le système fédéral et étatique, la gestion des assurances privées pour la maladie et la retraite fait appel à une multitude d’acteurs.

Les entreprises ont donc recours à un prestataire de paie pour établir les déclarations, les bulletins de salaire et le paiement des cotisations. Très souvent, ce gestionnaire tente de diminuer le nombre d’interlocuteurs tout en consolidant ses partenariats.

Lors de la création d’une entreprise aux USA, le gestionnaire de paie pose de nombreuses questions pour identifier les besoins :

• nature du travail réalisé,
• présence de télétravail (un commercial en télétravail est un concept difficile à comprendre pour un prestataire de paie),
• adresse réelle du business pour évaluer le nombre d’États, etc.

Avec ces éléments, il établit le profil d’entreprise et peut estimer sa gestion de paie.

Pour les assurances privées, l’entreprise négocie et compare les offres des courtiers. L’assurance santé est une source de complexité aux USA : vous disposez d’un organisme pour la partie médicale, un autre pour la partie dentaire, un troisième pour l’optique, etc.

Ainsi, chaque salarié aura 3 cartes d’assuré au minimum !

Les conditions générales de chaque assurance font plus de 40 pages, écrites dans un langage juridique illisible. Chaque scénario y est prévu et un employeur ne peut faire l’impasse sur cette lecture. En général, on vérifie surtout l’absence d’erreurs grossières sur ce document.

Charges patronales aux USA : Les recommandations de Pramex

Plusieurs points clés aident à prévoir le coût global de vos collaborateurs aux USA :

• Les salaires sont plus élevés qu’en France à niveaux et expériences équivalents. Par exemple, un comptable atteint facilement une rémunération annuelle de 100 000 US$.
• Pour calculer une rémunération, comptez des charges patronales à hauteur de 10 %. Cela permet de prendre en compte certaines assurances obligatoires (assurance chômage, assurance invalidité court terme, etc.).
• A cela s’ajoutent l’assurance santé privée (compter 1 000 à 2 000 US$) et la retraite par capitalisation (3 à 6 % du salaire brut annuel). L’assurance maladie aux USA est un sujet coûteux.

Si le sujet du contrat de travail aux USA peut être rapidement écarté, la question des charges patronales américaines mérite de s’y intéresser en amont. Elle nécessite l’accompagnement de prestataires présents sur place et expérimentés dans l’implantation de sociétés françaises aux USA.

Notes : Le présent article concerne des informations d’ordre général, qui ne constituent pas un conseil. Nous vous invitons à nous consulter pour de plus amples précisions.