L’essentiel sur les congés payés aux États-Unis et les horaires de travail

Pour comprendre les congés payés aux États-Unis, une entreprise française doit surtout s’adapter au changement de culture ! Contrairement à la France, solide sur ses acquis sociaux, de grandes différences existent entre “avoir un droit” et “exercer ce droit” de manière effective. Peu d’obligations pèsent sur les épaules d’une société aux USA, qui devra offrir des avantages pour rester attractif.

Les congés payés aux États-Unis : mythe ou réalité ? 

En théorie, il n’existe aucune obligation fédérale d’accorder des jours de congés payés à ses salariés. 

Les congés maladie

Certains États américains commencent à contraindre les employeurs à accorder des jours de congés maladie ou sick days. Par exemple, à New-York 5 jours ou en Californie 3 jours. 

Ailleurs, les règles varient selon la taille de l’entreprise (dépassement des seuils de 10 et 50 salariés). Certains États, comme le Massachusetts, interdisent de licencier pendant un congé, qui n’a pas à être rémunéré les 10 premiers jours. 

En pratique, la situation dépend donc de l’État, mais aussi du secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise. 

Les PTO (paid time off)

Les PTO recouvrent les jours de congé personnel, de congé maladie, etc. C’est un nombre de jours fixes, souvent limité à 5 jours, séparés ou non des congés payés. 

Certains États rendent les PTO très complexes. Pour éviter tout souci, les employeurs se montrent plus généreux, en attribuant 1 jour par semaine ou 1 jour par mois. 

Ces jours ne sont pas nécessairement payés et ne sont ni reportables ni cumulables d’une année sur l’autre. 

Les congés payés

Avant la pandémie, les salariés prenaient en moyenne 10 jours de vacances chaque année. Depuis 2020, les employés ont tendance à prendre plus de vacances. Les employeurs octroient des jours pour rester attractifs et réussir à recruter. 

En moyenne, on atteint ainsi 3 semaines de vacances par an, avec de fortes disparités régionales. Nos clients français octroient souvent 5 semaines pour harmoniser leurs congés payés aux États-Unis avec ceux des autres filiales. 

L’octroi de congés illimités est en vogue dans la Tech et les startups. Derrière une communication généreuse, la réalité cache souvent des exigences de résultat très fortes, qui privent le salarié de ses vacances illimitées. 

Culturellement, les américains ne prennent jamais 4 semaines de vacances l’été, mais plutôt des week-ends prolongés, la semaine de Thanksgiving, etc. 

Il existe 6 à 10 jours fériés aux USA, 6 étant le minimum obligatoire. Ces jours fériés se répartissent tout au long de l’année. 

Employee handbook

Toutes les règles RH d’une société sont décrites dans l’employee book. Ainsi, une nouvelle règle relative aux congés sera applicable à tous. En cas de contestation, les avocats se réfèrent à ce guide des pratiques du travail dans l’entreprise. 

Par exemple, l’employee handbook précisera la flexibilité sur les congés payés au sein de l’entrepirse. S’il est impossible de contraindre un salarié à prendre tous ses congés en août, on peut exiger de poser toutes ses vacances avant le 31 mars. 

Certains employeurs paient les congés acquis lors du départ du salarié. De nombreux États imposent ce paiement désormais, considérant qu’il s’agit d’un avantage en nature dû (free benefits).

Les horaires de travail aux USA

Cela ne surprendra pas une entreprise française : les salariés américains travaillent 35 heures par semaine à temps plein, en théorie. Cette règle permet surtout de différencier les personnes à temps plein de celles à temps partiel. Les lettres d’embauche (équivalent du contrat de travail aux USA) mentionnent souvent plutôt 40 heures hebdomadaires.

Le fonctionnement des heures supplémentaires dépend de la catégorie d’employés : 

• exempt (pour les cols blancs ou les cadres) : pas d’heures supplémentaires rémunérées. 
• non exempt (pour les cols bleus) : heures supplémentaires comptabilisées et rémunérées, avec ici encore, des disparités selon les États (prise en compte du travail le week-end, rémunération au-delà de 8h par jour, ou de 40h hebdomadaires, etc.). 

C’est tout le paradoxe américain. La flexibilité et la liberté apparentes cèdent le pas à une réglementation différente par État. Résultat : une complexité importante pour l’entreprise, qui harmonise toutes les règles par le haut.

Des litiges apparaissent souvent au sujet des heures supplémentaires, après le départ du salarié. La bonne pratique consiste donc à tenir des feuilles de temps hebdomadaires à faire signer par chacun. Ainsi, il sera difficile de contester les horaires a posteriori. Cela permet aussi à l’entreprise d’établir une discipline sur le temps de travail effectif. 

Pour conclure, gardez en tête que le licenciement s’effectue sans préavis et sans procédure drastique aux USA. Certains collaborateurs préparent cet épisode en constituant un dossier en amont. Un sujet sensible dans certains États comme New-York ou la Californie, là où de nombreuses sociétés françaises s‘implantent. Anticiper les conséquences sociales et fiscales du lieu d’implantation de sa société aux USA est essentiel.