Créer une société en Allemagne : les 10 questions à se poser !

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10 questions à se poser avant de creer sa filiale en Allemagne

Créer une société en Allemagne ou développer un courant d’affaires sur le marché allemand, nombre de chefs d’entreprise en rêvent… En effet, son statut de premier partenaire commercial de la France lui confère un énorme atout. Cela ne doit pas pour autant occulter les questions à se poser avant de créer une filiale en Allemagne. Depuis l’ouverture du compte bancaire en passant par le choix de la forme juridique de l’entreprise ou encore de l’expert-comptable franco-allemand, tout un questionnement doit se mettre en place.

Les lignes qui suivront vous aideront à distinguer les différentes étapes et notions de temporalité à prendre en compte. L’administration allemande reste fidèle à sa légende… Elle vous imposera un cadre strict et un certain formalisme. Face à une entreprise étrangère souhaitant s’implanter en Allemagne, on pourra même parler de lourdeur administrative…c’est à intégrer dès le commencement !

 

Comment choisir son lieu d’implantation ?

Munich, Berlin, Cologne, Düsseldorf, Francfort, Stuttgart et Hambourg sont les métropoles économiques les plus dynamiques. Entrent également dans les critères de décision, pour les dirigeants de la maison mère, l’accessibilité géographique ainsi que la localisation, soit des clients, soit du marché.

Pourra également entrer en ligne de compte le montant de la taxe professionnelle, variable d’une ville à l’autre, Munich affichant l’un des taux les plus élevés. Notez toutefois que les économies réalisées à ce titre ne seront pas significatives, les différences de taux restant faibles entre les principales villes.

Si vous ne souhaitez pas disposer de vos propres locaux, vous pourrez utiliser des espaces de coworking ou autres bureaux collectifs. Une condition essentielle : vous devrez y inscrire le nom de votre société. En effet, le fisc allemand veut pouvoir accéder à vos bureaux pour s’assurer que vous n’êtes pas une société « boite aux lettres ».

 

Au moment de créer son entreprise en Allemagne, quel cadre juridique choisir ?

C’est décidé, vous voulez créer une société en Allemagne. Vous allez devoir lui donner un cadre juridique. Deux solutions s’offrent à vous : soit créer une filiale, soit ouvrir une succursale.

  • la filiale :

    • GmbH (équivalent de la SARL française) : le choix le plus simple pour les entreprises étrangères et le plus souvent adopté. Vous devrez disposer de 25 K€ qui viendront composer le montant du capital requis. En termes de gestion, vous aurez peu de contraintes. La gouvernance en est simple avec peu de dispositions légales (une assemblée générale des associés par an). De plus, vous pourrez, si vous le souhaitez, adapter les statuts librement. Le gérant en assure la gestion. En outre, la GmbH ne sera auditée que si, deux années consécutives, deux des seuils sur trois (12 M€ de chiffre d’affaires – 6 M€ de bilan – 50 salariés) sont atteints. Vous aurez l’obligation de déposer un bilan : il sera établi en grande masse et sans compte de résultat à publier.
    • AG : similaire à la Société par Action mais peu intéressante pour les étrangers. Elle requiert au moins un actionnaire. Son capital minimum est de 50K€. Les décisions sont prises par le Directoire.
    • UG (Unternehmergesellschaft)(ou mini.GmbH ou 1€ GmbH) : c’est une variante de la GmbH au capital d’un euro. Ce capital doit être augmenté chaque année par le biais du versement d’1/4 des bénéfices annuels. Elle est peu souvent utilisée par les entreprises car davantage adaptée aux auto entrepreneurs. L’image n’est effectivement pas la meilleure si vous souhaitez vous implanter sur le marché allemand : le capital d’un euro n’est pas de nature à donner confiance…
  • la succursale :

    Elle est sans personnalité juridique propre. La société française est, par conséquent, juridiquement responsable de tous les actes effectués par sa succursale dans le pays. Les obligations comptables, fiscales et juridiques sont identiques à celles de la filiale, aucun allègement à ce niveau ! Les obligations seront même plus nombreuses avec la nécessité de fournir des documents relatifs à la société mère au Registre du Commerce allemand traduits. A noter toutefois que la création d’une succursale pourra être plus intéressante pour des sociétés aux activités réglementées (banque – assurances – agences de voyages) qui peuvent utiliser une licence en France pour exercer une activité dans un autre pays de l’UE.

L’expérience montre que les clients arrivent généralement avec un a priori, celui de créer une succursale. Les avantages de la création de filiale (responsabilité limitée aux apports réalisés dans la filiale et la simplification d’un point de vue juridique) les conduisent, dans la très grande majorité des cas, à changer rapidement d’avis et à s’orienter vers la solution de la GmBH.

 

Quelle banque choisir quand on envisage de créer une société en Allemagne ?

Impossible de créer votre société sans disposer d’un compte bancaire en Allemagne. Sachez également que le gérant devra se déplacer en Allemagne pour l’ouvrir. C’est désormais obligatoire pour identifier les bénéficiaires effectifs, l’entreprise et certifier son existence.

Pour une filiale d’entreprise étrangère avec un long processus d’analyse du dossier (capitaux détenus par une société implantée à l’étranger) par la banque et la nécessité de fournir des documents traduits en allemand, cette étape reste complexe.

Les freins apportés par les KYC et la compliance sont également responsables des lourdeurs du processus. Depuis plusieurs années, les règles de compliance se sont renforcées et s’appliquent d’une manière extrêmement administrative parfois trop éloignée de la réalité du client et du marché.

Que faire alors ? La piste de la néo banque reste une alternative à envisager. En effet, l’ouverture de comptes en ligne s’est largement développée et fonctionne désormais parfaitement. Ces banques digitales ont su s’adapter aux marchés et ouvrir un compte bancaire en Allemagne est désormais possible même pour les sociétés en cours de constitution. Assurez-vous toutefois que l’établissement choisi sera en capacité de proposer tous les services nécessaires à la bonne gestion de votre société en Allemagne.

 

Quel gérant pour la diriger ?

Les pouvoirs du gérant sont très étendus en Allemagne. Bien le choisir reste donc crucial. Une mauvaise sélection pourrait avoir des impacts fiscaux et juridiques (gouvernance). Voici quelques éléments qui pourront alimenter votre réflexion :

  • Statut

Votre gérant sera forcément une personne physique, de nationalité allemande ou non (aucune contrainte à ce niveau). En revanche, il est nécessaire de savoir où il résidera. Hors d’Allemagne, cela pourra avoir une incidence sur l’obtention des numéros fiscaux et éventuellement sur le statut fiscal de la société.

Pour rappel, il est vivement recommandé pour le gérant non résident de se déplacer en Allemagne au siège de la société pour y prendre les décisions les plus importantes concernant la GmbH (assemblée générale d’approbation des comptes annuels ou encore signatures de contrats). Le lieu de direction effective (Ort der Geschäftsleitung) réside là où se forme la volonté décisive pour la gestion de la GmbH. Il est essentiel qu’il soit basé en Allemagne pour éviter d’encourir le risque que la société allemande soit considérée comme disposant également d’un établissement stable en France. D’un point de vue pratique, le fisc allemand exigera, a minima, la présentation d’un contrat de bail pour présumer que le lieu de prise de décision effective se situe en Allemagne.

  • Pouvoirs et obligations

Très étendus, vous ne pourrez les limiter qu’en interne, sans véritable valeur en externe. Identifié « gérant » au registre du commerce, il pourra globalement faire ce qu’il veut. Choisissez donc une personne de confiance avec qui, de préférence, vous avez déjà travaillé.

En contrepartie, son statut de gérant lui confère des obligations importantes. Il sera notamment responsable des déclarations fiscales et sociales. En cas de manquement, les autorités locales pourront le mettre en cause et engager sa responsabilité personnelle.

  • Contrat

Vous pourrez lui faire signer soit un contrat de gérance, soit un contrat de travail « classique ». Les différences s’afficheront au niveau des clauses. La rédaction du contrat de gérance, plus formalisée, sera généralement confiée à un avocat.

Le gérant que vous aurez choisi, s’il est de nationalité allemande, préfèrera, en règle générale, un contrat de gérance à un contrat de travail classique. En revanche, si votre gérant est Français, il conservera son contrat de travail de droit français. Son statut de gérant sera uniquement notifié sur le Registre du commerce et des sociétés.

  • Révocation

Attention si vous souhaitez révoquer votre gérant… S’il a signé un contrat de gérance (Anstellungsvertrag), stipulant une durée de deux ans, généralement d’usage, renouvelable par tacite reconduction, vous devrez le rémunérer jusqu’à la date de fin d’engagement mentionnée. Un petit conseil : lui proposer un autre contrat l’impliquant sur de nouvelles missions pendant le délai restant à courir jusqu’à la fin du contrat.

 

Quels délais prévoir pour créer une société en Allemagne ?

A réception des documents nécessaires transmis par l’entreprise, de la rédaction des statuts à l’enregistrement au Registre du commerce et des sociétés, le délai moyen observé se situe autour de 2 à 3 mois. Bien entendu, il reste dépendant de tous les acteurs chargés de fournir les éléments. Plus tôt seront communiqués les éléments et plus tôt la procédure pourra être lancée !

Est-ce un délai incompressible ? Malheureusement oui car :

  • le processus notarié nécessite l’intervention d’un notaire français à deux reprises : une première fois pour la signature du pouvoir donné à un tiers pour la signature des statuts chez le notaire allemand. Une seconde pour la signature du courrier d’enregistrement auprès du Registre du commerce allemand et notifier la nomination du gérant ;
  • vous devrez disposer d’un compte bancaire sur lequel verser le capital.

Si le dirigeant se déplace en Allemagne, cela vous permettra de réduire le délai de création de votre filiale d’environ un mois. La rencontre avec un notaire français ne sera plus nécessaire. Le passage du dirigeant devant le notaire allemand permettra de signer la totalité des documents à savoir l’acte notarié de création incluant les statuts, la liste des associés, l’information par le notaire au gérant concernant sa nomination et le courrier d’enregistrement auprès du Registre du commerce.

Nous parlons dans le cas présent d’une entreprise étrangère souhaitant créer une société en Allemagne. Le processus sera beaucoup plus rapide pour une société allemande souhaitant créer une filiale en Allemagne.

Enfin, dernière précision : octroyez un délai de 4 semaines à l’administration allemande. C’est le temps nécessaire pour enregistrer votre société au registre du commerce allemand (Unternehmenregister). Vous déplacer en Allemagne au moment de la constitution des actes pourra réduire ce délai (qui s’établira toujours autour de 3 semaines).

 

Vaut-il mieux racheter une coquille vide ou créer une société en Allemagne ?

Pas vraiment ! Les délais ne seront pas forcément plus rapides car vous devrez prévoir la modification des statuts, la radiation de l’ancien gérant et la nomination du nouveau et éventuellement la modification de la date de l’exercice fiscal. A cela s’ajouteront les changements liés au nom de la société, l’actualisation au Registre du commerce, les modifications relatives au compte bancaire (KYC, accès…).

N’oubliez pas non plus que cette opération engendrera quelques coûts : comptez raisonnablement une somme aux alentours de 3 K€.

 

Comment gérer la comptabilité ?

Le cadre comptable allemand reste strict. Il est naturellement important de le respecter pour s’éviter nombre de difficultés. Et surtout, prenez bien en compte une particularité germanique : la très forte corrélation entre le fisc et la comptabilité. Vous devrez adapter les deux systèmes pour les déclarations de TVA, la validation des comptes ou encore la transmission de la comptabilité au fisc. Aussi, établir sa comptabilité depuis la France s’avère bien compliqué. Le traitement de l’information peut très vite devenir complexe et chronophage d’un point de vue administratif.

Prenons par exemple le cas d’un contrôle fiscal. Vous devrez transmettre les éléments répondant aux exigences imposées par l’administration allemande. Aussi corrects soient-ils mais malheureusement non adaptés, ils ne seront pas pris en compte. En choisissant l’utilisation d’un logiciel allemand, vous vous simplifierez grandement la gestion de votre filiale. En effet, sans entrer dans les détails techniques, en cas de contrôle, l’administration fiscale imposera le transfert de la comptabilité sous le format « GDPDU ». Sans cet outil, vous ne pourrez livrer les documents requis. Le cas sera identique vis-à-vis de votre expert-comptable qui exigera toute la comptabilité sous le format DATEV dans le cadre de la validation et la publication des comptes ainsi que les déclarations fiscales annuelles (impôts sur les sociétés, taxe professionnelle et TVA). L’impact sera fort sur votre manière de travailler avec ce dernier si vous n’êtes pas en mesure d’exporter les données sous ce format.

En résumé, vous pourrez toujours choisir l’option « comptabilité tenue depuis la France ». Tout est toujours faisable… Outre les aspects technologiques de l’outil, la barrière de la langue (factures rédigées en allemand) risque de complexifier la mission… Soyez donc bien conscients des limites de l’exercice et des très nombreux points de vigilance.

 

Quelles démarches pour la constitution des actes notariés ?

L’intervention d’un notaire sera nécessaire pour la rédaction des statuts et pour la nomination du gérant. Si vous vous déplacez en Allemagne, vous pourrez, devant le notaire, signer concomitamment l’acte de constitution, la liste des associés, la nomination du gérant et le courrier stipulant l’enregistrement auprès du registre du commerce.

En revanche, si vous ne pouvez vous rendre outre-Rhin, vous aurez toujours la possibilité de vous faire représenter. Sachez alors que vous devrez vous présenter deux fois devant un notaire français. La première pour donner un pouvoir de représentation à un tiers pour signer les statuts devant un notaire allemand. La seconde, pour faire certifier la signature sur le courrier stipulant l’enregistrement auprès du Registre du commerce.

L’expérience conseille, si le gérant de la société mère est également le gérant de la filiale allemande, que ce dernier se déplace.

 

A quel moment obtenir les numéros fiscaux ?

Une fois la société légalement créée, suivra la phase de demande du numéro fiscal. Il vous sera indispensable pour le versement de l’Impôt sur les sociétés, les taxes professionnelles et les retenues à la source. Le centre des impôts vous questionnera sur le lieu de prise de décision. Vous devrez prouver qu’il est basé en Allemagne. C’est pourquoi le fisc allemand exigera que le gérant se déplace outre-Rhin régulièrement. Vous encourrez l’application de dispositions fiscales de double imposition si le risque d’établissement stable en France est avéré. Vous aurez alors besoin d’obtenir deux numéros fiscaux au lieu d’un seul.

 

Doit-on attendre de créer son entreprise en Allemagne pour embaucher son premier salarié ?

Vous aurez la possibilité de lancer les recrutements dès la signature des statuts de création de la société en Allemagne. C’est alors la société allemande en cours de constitution (GmbH in Gründung) qui établit les contrats. A la constitution définitive de la société allemande (GmbH), le transfert de ces contrats vers cette nouvelle entité sera automatique.

Vous pourrez faire toutes les opérations que vous souhaitez, y compris calculer la retenue à la source. Il vous faudra cependant attendre de recevoir votre numéro fiscal pour pouvoir procéder à son versement au fisc allemand. Il conviendra alors, rétroactivement, de procéder au rattrapage tant des déclarations que des paiements.

Pour résumer, dans le cas d’une délégation de pouvoir, comptez deux à trois semaines pour formaliser un contrat de travail entre un salarié et la société en cours de constitution. Ce délai correspond au laps de temps pendant lequel le notaire aura transmis les statuts signés de la filiale.

 

On avait coutume de dire que, pour créer sa filiale en Allemagne, tout pouvait se faire à distance. Ces derniers mois, force est de constater que la présence de l’actionnaire est devenue primordiale au moment de la signature des statuts et obligatoire lors de l’ouverture du compte en banque en Allemagne.

N’hésitez pas à faire appel à nos experts Pramex en Allemagne qui seront à votre écoute pour vous accompagner et vous guider pour créer votre société et ce tout au long de sa vie. Leur expérience de longue date en Allemagne vous fera bénéficier de précieux conseils tant stratégiques qu’opérationnels.